Identificar e Gerenciar Partes Interessadas…. o sucesso de um projeto não depende apenas da eficiência técnica ou do cumprimento de prazos e orçamentos. Um fator crítico que muitas vezes é subestimado é o gerenciamento eficaz das partes interessadas. Identificar e gerenciar as partes interessadas adequadamente é essencial para garantir que suas expectativas sejam atendidas e que o projeto seja bem-sucedido. O Project Management Institute (PMI) oferece diretrizes abrangentes para esse processo no Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge).

Amplamente abordado nas etapas de iniciação e no planejamento, os stakeholder são peças-chave para o projeto, fazendo assim necessário o trabalho muitas vezes minucioso e até politico para relacionamento com esses envolvidos, o PMBOK traz dois grandes processos envolvendo-os.

Identificando Partes Interessadas

O primeiro passo no gerenciamento de partes interessadas é identificá-las. O PMBOK define partes interessadas como indivíduos, grupos ou organizações que podem afetar, serem afetados ou perceberem-se afetados pelo resultado de um projeto. Para identificá-las de maneira eficaz, é crucial adotar uma abordagem sistemática.

1. Análise de Stakeholders: Comece identificando quem são as partes interessadas potenciais. Isso pode incluir clientes, equipe do projeto, fornecedores, parceiros, reguladores, entre outros. É importante considerar tanto as partes interessadas internas quanto externas ao projeto.
2. Brainstorming e Consulta: Realize sessões de brainstorming com a equipe do projeto para identificar todas as partes interessadas possíveis. Além disso, consulte registros de projetos anteriores, documentos organizacionais e outras fontes relevantes para garantir que nenhuma parte interessada seja negligenciada.
3. Técnicas de Análise: Utilize técnicas como Matriz de Poder/Interesse e Matriz de Impacto/Influência para classificar as partes interessadas com base no seu nível de influência e interesse no projeto.

Gerenciamento de Partes Interessadas Utilizando o Modelo de Relevância

Uma vez identificadas as partes interessadas, é fundamental gerenciá-las de forma eficaz. O PMBOK oferece um modelo de relevância que ajuda a priorizar o envolvimento e a comunicação com as partes interessadas com base em sua influência e impacto no projeto.

1. Mapeamento de Partes Interessadas: Utilize uma matriz de relevância para mapear as partes interessadas identificadas com base em dois critérios principais: influência e impacto. As partes interessadas com alta influência e alto impacto são consideradas prioritárias e requerem maior envolvimento e comunicação.
2. Engajamento Proativo: Identifique as necessidades, expectativas e preocupações das partes interessadas prioritárias e desenvolva estratégias para engajá-las proativamente ao longo do projeto. Isso pode envolver reuniões regulares, relatórios de status personalizados, atualizações ad hoc e outras formas de comunicação direcionada.
3. Comunicação Personalizada: Adapte sua comunicação de acordo com as preferências e estilos de comunicação de cada parte interessada. Alguns podem preferir relatórios detalhados, enquanto outros podem preferir atualizações breves e concisas. Mantenha um canal aberto de comunicação para receber feedback e responder a preocupações rapidamente.
4. Monitoramento Contínuo: O ambiente de um projeto está sempre em evolução, e as necessidades e expectativas das partes interessadas podem mudar ao longo do tempo. Portanto, é crucial monitorar continuamente o envolvimento e a satisfação das partes interessadas e ajustar as estratégias de engajamento e comunicação conforme necessário.

Uma forma de registrar o trabalho de identificação, planejamento e gerenciamento das ações é usando simplesmente uma planilha de Excel, aqui está um modelo que aborda os pontos mais importantes a se observar nos stakeholders.

Conclusão

O gerenciamento eficaz de partes interessadas é essencial para o sucesso de qualquer projeto. Ao utilizar o modelo de relevância do PMBOK, os gerentes de projeto podem identificar e priorizar as partes interessadas de forma apropriada, garantindo que suas necessidades sejam atendidas e que o projeto alcance seus objetivos. Ao adotar uma abordagem proativa e personalizada para o envolvimento e comunicação das partes interessadas, os gerentes de projeto podem mitigar riscos, resolver problemas de forma eficaz e promover relacionamentos positivos que contribuam para o sucesso do projeto.