A matriz de Einsenhower, também conhecida como matriz de importância x Urgência, é uma das ferramentas utilizadas para priorizar melhor suas tarefas diárias.

Ser improdutivo raramente é a intenção de alguém, muito menos no trabalho. Mas, à medida que o dia passa e você começa a atender solicitações urgentes e sua lista de tarefas vai se acumulando, fica cada vez mais difícil manter esse compromisso com a produtividade.

É uma estrutura simples para priorizar tarefas e gerenciar carga de trabalho. Seu nome é uma homenagem a Dwight D. Eisenhower, um general de cinco estrelas e o 34º presidente dos Estados Unidos.

Principais benefícios da Matriz de Einsenhower (Importância x Urgência)

• Priorização de tarefas mais urgentes e importantes para a empresa;
• Melhoria nos índices de produtividade;
• Maior organização e clareza das atividades;
• Resolução de eventuais problemas;
• Maior agilidade na execução de tarefas;
• Favorecimento da razão em detrimento da emoção;
• Tomadas de decisão mais assertivas.

Como você distingue entre urgência e importância?

Em suma, tarefas urgentes são inevitáveis e exigem atenção imediata, enquanto tarefas importantes exigem mais planejamento e contribuem para metas a longo prazo. Por exemplo, atender chamadas telefônicas de um cliente importante é urgente, enquanto acompanhar as pesquisas mais recentes em seu campo é importante.

Como funciona a Matriz de Einsenhower (Importância x Urgência)?

Empresas e indivíduos podem usar a Matriz de Einsenhower (Importância x Urgência) para planejar, delegar, priorizar e agendar tarefas diárias ou semanais. Ao atribuir tarefas a um dos quatro quadrantes abaixo, você pode determinar a urgência delas e descobrir como lidar com elas de maneira apropriada:

• Primeiro quadrante: urgente e importante (tarefas a serem concluídas imediatamente), estas são tarefas para “fazer primeiro” que são vitais e devem ser resolvidas o mais rápido possível. Elas são, normalmente, solicitações de última hora que surgem devido a circunstâncias imprevistas. Geralmente, tarefas como esta devem ser concluídas imediatamente ou no mesmo dia. Exemplos incluem cobrir um projeto para um colega doente ou lidar com uma emergência imprevista, como uma interrupção da cadeia de suprimentos.
• Segundo quadrante: importante, mas não urgente (tarefas a agendar para mais tarde), estas são metas/tarefas de longo prazo que são importantes, mas não têm um prazo particularmente rígido, por isso, você pode programá-las para conclusão posterior. Exemplos incluem a obtenção de uma qualificação profissional ou planejamento para a meta de negócios de longo prazo, como redução de orçamento.
• Terceiro quadrante: urgente, mas não importante (tarefas para delegar a outra pessoa), estas tarefas precisam ser concluídas imediatamente, mas podem não ser importantes o suficiente para exigir sua atenção, o que significa que podem ser delegadas a outros membros da sua equipe. Exemplos incluem trabalho rotineiro ou longas reuniões/chamadas telefônicas sem um propósito claro.
• Quarto quadrante: nem urgente nem importante (tarefas a serem eliminadas), estas tarefas são uma distração e devem ser evitadas, se possível. Em muitos casos, você pode simplesmente ignorar ou cancelar esses tipos de tarefas. Exemplos incluem atividades sociais ou pausas para chá/café desnecessariamente longas.

Conclusão

A Matriz de Einsenhower (Importância x Urgência) pode ser uma ferramenta extremamente eficaz para gerenciamento de tarefas e tempo. Ao aprender a priorizar tarefas de forma eficaz, você pode melhorar a eficiência do local de trabalho, eliminar atividades que desperdiçam tempo e desenvolver suas metas empresariais de longo prazo.